Les fonctionnalités
Suivi du temps
Le temps de travail représente environ 70% des coûts de nos structures. C'est pourquoi Coutosuix mise sur la qualité de saisie des temps de travail, indissociable du bon fonctionnement des autres fonctionnalités de l'outil.
- Module intuitif et ergonomique
- Système de tags
- Conversion des événements de l'agenda en temps de travail
- Interface de suivi individuel
- Interopérabilité avec tous les agendas
Gestion de la charge de travail consolidée
La définition du contingent individuel et son ajustement en cours d'année permet de connaître la disponibilité en temps réel des membres de l'équipe.
- Définition du contingent individuel
- Vision consolidée en temps réel de la disponibilité de chaque salarié·e
- Gestion des congés et des absences
- Transfert des charges de travail
- Mise à jour au reel pour ajusterment de la charge
Gestion des projets
Le pilotage d'un projet demande de pouvoir suivre l'avancement de chaque tâche qui le composent, du temps et des coûts engagés pour pouvoir anticiper et adapter l'activité en cours d'année.
- Définition du type de fiscalité
- Identification des typologies de coûts = personnel, déplacement, sous-traitance, autres coûts directs
- Suivi de l'avancement du temps passé et des dépenses
- Suivi de la dépense engagée par rapport au prévisionnel
- Système de filtre par tag
- Création et suivi d'un budget projet
Gestion des contrats
Projet par projet, année par année, la ventilation des contrats donne une vision consolidée des budgets, facilite le suivi financier et la gestion de la trésorerie.
- Qualification du financeur
- Nature du financement : subvention, mécénat, prestation fiscalisée ou exonérée
- Personnalisation de l'assiette éligible et du taux de coûts connexe
- Ventilation de la source de financement sur les heures/les tâches financées
- Suivi de l'avancement des contrats
- Suivi et export des échéances de contrat
- Suivi des échéances de l'ensemble des contrats avec possibilité de filtrer selon les statuts de facturation et de paiement (trésorerie).
Note de frais
La saisie des notes de frais permet de faire le lien facilement aves les justificatifs et permet d'affecter directement les frais à un projet, une tache.
- Stockage et export des scans des justificatifs
- Export de la liste des dépenses en format ecriture comptable pour import dans un logiciel comptable
- Validation des frais par le pilote de projet
Pose de congés et absences
Le modules des congés et absences permet de faire des demandes de congés, que celle-ci soient validées directement par une ou deux personnes puis d'exporter ces données mensuellement pour intégration à la paie en évitant les erreurs de pose et d'annulation après paie.
- Parametrage des congés prévus dans les conventions collectives
- Validation par le chef d'équipe et double validation possible par une autre personne
- Export des données par type d'absence pour intégration à la paie
Tableau de bord
L'ergonomie des tableaux de bord facilite le suivi des équipes et de l'activité. L'édition de rapports sur mesure simplifie les phases de clôture et de compte-rendus.
- Tableaux croisés dynamiques pour l'export de rapports 100% personnalisés
- Tableau de bord financier
- Tableau de bord des charges de travail (le prévu, le réalisé, le delta)
- Tableau de bord récapitulatif des heures projets (tâches, individus)
Analyse
Le module permet d'avoir différentes vues budgetaire, financier, RH sur l'ensemble de la structure.
- Consultation de toutes les heures passées par salarié selon différents critères d'analyse
- Analyse des écarts en heures permettant de mettre en avant les heures attendues et les heures réalisées
- Vue de l'ensemble des budgets projet pour avoir un vision complète de la strucutre
- Vue par projet et par tache le résultat financier en comparant le réel financé et le cout de revient